Tietosuojaseloste

Pielisjärven Hevosystäväinseura ry:n jäsen-, talkoolais- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste 25.5.2018
Laatimispäivä: 13.05.2018

1. Rekisterinpitäjä
Pielisjärven Hevosystäväinseura ry, Y-tunnus 0212546-4
Niitty-Jamalintie 11, 81700 LIEKSA

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
sihteeri Minna Ikonen, lieksanravit@gmail.com, 040 673 0250

3. Rekisterin nimi
Jäsen-, talkoolais- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Pielisjärven Hevosystäväinseura ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen ja tilastointi

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden ja talkoolaisten osalta Pielisjärven Hevosystäväinseura ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Pielisjärven Hevosystäväinseura ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Pielisjärven Hevosystäväinseura ry:n ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka.
  • jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä ja talkoolaisista:

  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • laskuihin ja palkan-/palkkioidenmaksuun liittyvät tiedot
  • järjestyksenvalvojina toimivista henkilöistä henkilötunnus ja/tai jv-kortin numero

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
nimi, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Pielisjärven Hevosystäväinseura ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin hän toimii toimihenkilönä. Kirjanpitoon liittyvät toimihenkilön tiedot säilytetään kirjanpitolain ja muun lainsäädännön määrittelemien aikojen mukaisesti.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin hän on yhdistyksen jäsenenä. Jos jäseneen liittyy myös kirjanpitoon kuuluvia tietoja, niitä säilytetään kirjanpitolain ja muun lainsäädännön määrittelemien aikojen mukaisesti.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Raviurheilu, kesäravit, Lieksa